An dem Sophie-Scholl-Berufskolleg nutzen Schüler [, Eltern] und Lehrkräfte WebUntis als digitalen Stunden- und Vertretungsplan. Damit das möglich ist, werden auch personenbezogene Daten der Benutzer verarbeitet, von der Schule und von [WebUntis GmbH/ PEDAV]. Hiermit möchten wir Ihnen / dir alle wichtigen Informationen dazu geben.

Für wen gelten diese Datenschutzhinweise?

Diese Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von WebUntis gelten für alle schulischen Nutzer von WebUntis, Schüler [,Eltern] und Lehrkräfte.

Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und an wen kann ich mich zum Thema Datenschutz wenden?

[Kontaktdaten Schule, Schulleitung] + [Kontaktdaten schulischer Datenschutzbeauftragter]

Welche Daten werden verarbeitet und woher kommen sie?

Bei der Nutzung von WebUntis über Browser oder App geht es um folgende personenbezogene Daten:

• Anmeldedaten (Benutzer, Passwort) werden für jeden Nutzer von der Schule erstellt.
• Die Zuordnung zu Gruppen und die damit verbundenen Rollen und Rechte, die Spracheinstellung und der Kontostatus erfolgen anhand von Informationen aus der Schulverwaltung.
• C. Weitere Daten entstehen bei der Nutzung von WebUntis zum Abrufen des digitalen Stunden- und Vertretungsplans. Das sind:
  – Server-Logdaten (z.B. Browsertyp und -version, Betriebssystem, IP Nummer)
  – Von WebUntis erhobene Nutzungsdaten (IP Adresse, letzter Login)
• Vom Benutzer eingestellte Profildaten (z.B. Adresse, Telefonnummer)
• Bei Lehrkräften, vom Benutzer erzeugte Inhaltsdaten (z.B. Notizen für Schüler*innen/ für Lehrkräfte, gebuchte Ressourcen, verschickte Nachrichten)
• Vom Nutzer angemeldete Geräte zum Zugriff auf WebUntis und Aktivierung von 2FA

Wofür werden meine Daten verwendet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Basis (Rechtsgrundlage) passiert dies?

• Bereitstellung eines Zugangs zu WebUntis.
• Nutzung von WebUntis durch angemeldete Nutzer.
• Verwaltung von Rechten und Rollen der Benutzer entsprechend der Funktion (Schüler / Lehrkraft / [Eltern]) und der Zugehörigkeit zu Klassen und Gruppen.
• Technische Bereitstellung von für die Verwaltung und Nutzung der WebUntis erforderlichen Diensten.
• Sicherheit und Funktionalität dieser Dienste.

Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV I, VO-DV II
• Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW
• Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) durch die Betroffenen.

Werden meine Daten weitergegeben und wer hat Zugriff auf meine Daten?

Die Nutzung von WebUntis ist nur möglich, wenn man dafür von [WebUntis GmbH/ PEDAV] bereitgestellte Dienste nutzt. Dieses sind Dienste zur Verwaltung von Nutzern und Inhalten.

Auftragsverarbeiter – nach Weisung durch die Schulleitung

• Von der Schule / vom Schulträger beauftragter Dienstleister [WebUntis GmbH/ PEDAV]

Innerhalb der Schule wird der Zugriff auf die Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von WebUntis durch das Rechte- und Rollenkonzept geregelt.

• Schulleitungsmitglieder – alle Daten, ohne administrative Rechte
• Schulische Administratoren – alle Daten aller Personen (auf Weisung der Schulleitung)
• Lehrkräfte – eigene Daten; [alle/eigene] Stunden-/ Vertretungspläne einsehen
• Schüler – eigene Daten; eigene Stunden- und Vertretungspläne

Personen von außerhalb der Schule erhalten nur Zugriff auf Daten, wenn ein Gesetz es ihnen gestattet

• Eltern über das Konto ihrer Kinder: eigene Daten Schüler; Stunden- und Vertretungspläne des Kindes [alternativ: Eltern: Stunden- und Vertretungspläne des Kindes]
• Eltern und (ehemalige) Schülern (Auskunftsrecht Art. 15 DS-GVO)
• Ermittlungsbehörden im Fall einer Straftat

Werden meine Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein. Die Server unseres Anbieters stehen in Österreich, kein Drittland nach DS-GVO.

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?

Nein, in WebUntis wird nichts von Algorithmen entschieden, was die Benutzer in der Schule betrifft. Es werden keine Profile von Schülern oder Lehrkräften aus den in diesen Diensten verarbeiteten Daten erstellt.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Benutzerdaten von Schülern und Lehrkräften im Zusammenhang mit dem Zugang zu WebUntis über Browser und App (Kontodaten) werden solange gespeichert wie diese

• WebUntis nutzen,
• an der Schule Schüler oder Lehrkräfte sind,
• der Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten nicht widersprochen haben (es gilt jeweils das zuerst Zutreffende)
• Nach Beendigung der Nutzung des Zugangs zu WebUntis, Verlassen Schule bzw. Ende des Dienstes an Schule oder Widerspruch in die Verarbeitung werden die Kontodaten des Benutzers innerhalb von sechs Wochen endgültig aus WebUntis gelöscht. [WebUntis GmbH/ PEDAV] löscht sämtliche Daten danach von allen Servern und Sicherheitskopien in einem Zeitraum von 6 Monaten.
• Durch Lehrkräfte eingetragene Informationen in Stunden- und Vertretungsplänen werden entsprechend VO-DV I §9 bzw. VO-DV II §9 für 5 Jahre aufbewahrt.
• Daten im Zusammenhang mit der Erstellung von Verwaltung von Benutzerkonten für die Nutzung der WebUntis, die in der Schulverwaltung vorliegen, werden entsprechend VO-DV I §9 bzw. VO-DV II §9 für 5 Jahre aufbewahrt.
• Benutzer haben jederzeit die Möglichkeit, von ihnen eingestellte Kontaktdaten und Freigaben eigenständig zu löschen.

Welche Rechte habe ich gegenüber der Schule?

Gegenüber der Schule besteht ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein Westfalen zu.

Wie kann ich meine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen?

Um die Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Zugangs zu WebUntis zu widerrufen, reicht ein formloser Widerruf bei der Schulleitung. Dieser kann schriftlich, per E-Mail und auch mündlich erfolgen. Um Missbrauch vorzubeugen, ist ein mündlicher Widerruf jedoch nur persönlich und nicht telefonisch möglich.

Wo finde ich weitere Informationen zum Thema Datenschutz und WebUntis?

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz findet man beim Anbieter Untis GmbH unter:
https://www.untis.at/warum-untis/ueber-das-produkt/datenschutz-und-sicherheit

Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung

Sehr geehrte Erziehungsberechtigte, liebe Schülerinnen und Schüler,

• die Nutzung unseres digitalen Stunden- und Vertretungsplans, WebUntis, ist nur nach Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten möglich. Um welche Daten es sich dabei handelt, ist ein den datenschutzrechtlichen Informationen beschrieben.

Hierzu möchten wir im Folgenden Ihre/deine Einwilligung einholen. Die Zugangsdaten zum schulischen WebUntis werden nach Erteilen der Einwilligungen schriftlich mitgeteilt.

(Schulleiterin / Schulleiter)

Die datenschutzrechtliche Einwilligung öffnen Sie bitte als PDF, füllen das Formular aus (Seite 4) und können es anschließend ausdrucken und unterschreiben.